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Dizionario dell'ospitalità

Che cosa è un PMS per hotel e a cosa serve?

PMS è una sigla inglese per “Property Management System”, che tradotto in italiano suona come “Sistema manageriale di proprietà”.

In italiano non esiste un termine equivalente e si è quindi soliti utilizzare “programma gestionale”. Per questo motivo nell’ambito alberghiero i termini “PMS” e “gestionale” sono generalmente considerati sinonimi.

Ora che abbiamo capito cosa vuol dire PMS vediamo nelle prossime righe cosa fa un gestionale per hotel elencandone le principali funzionalità.

Le principali funzionalità di un PMS per hotel

Un gestionale per hotel è un programma informatico che aiuta gli albergatori a “gestire” le principali operazioni quotidiane di una struttura ricettiva.

Le specifiche funzionalità di un PMS variano in base all’azienda produttrice ma in generale ogni buon gestionale alberghiero deve possedere:

L’Agenda (o Planner)

Agenda di un PMS

L’Agenda è la schermata da dove consultare tutte le prenotazioni e le rispettive informazioni come date di arrivo, partenza, tipologia di alloggio, prezzo, …

L’Anagrafica centralizzata (o CRM)

L’anagrafica centralizzata permette di registrare le anagrafiche degli ospiti di ciascuna prenotazione, per poter essere riutilizzate successivamente, o per consultarne lo storico.

Le Statistiche e i grafici

Un grafico dell'occupazione generato dal gestionale PMS

Ogni buon gestionale PMS permette di visualizzare statistiche e grafici delle principali misure della struttura alberghiera quali: livello di occupazione, pick-up, fatturato, ecc.

E’ anche possibile scaricare i dati (es: file Excel) per poter fare delle verifiche in autonomia.

IL PMS con un elevato livello di automatismi

I gestionali PMS all-in-one

Sul mercato da qualche anno sono presenti gestionali più completi, definiti all-in-one (o tutto-in-uno), che inglobano al loro interno funzionalità più avanzate che in passato era necessario comprare separatamente.
Vediamo insieme ora le principali funzionalità aggiuntive presenti in un gestionale PMS all-in-one:

Fatturazione elettronica e corrispettivi telematici

Con la fatturazione integrata è possibile generare fatture elettroniche a norma di legge direttamente dal gestionale, senza richiedere programmi appositi separati.

Il Channel Manager

Per Channel Manager si intende il sistema che mantiene sincronizzate le disponibilità e i prezzi su tutti i canali di vendita abilitati.
Così risparmi tempo e ti proteggi dall’overbooking.
Le modifiche di disponibilità e prezzo sul gestionale vengono propagate automaticamente su tutti i canali.

Il Booking Engine

Con il Booking Engine puoi accettare prenotazioni dal tuo sito web personale

Per Booking Engine si intende il sistema che ti permette di accettare prenotazioni sul tuo sito web personale con un’esperienza d’uso simile a quella dei grandi portali.

Un Booking Engine si presenta come una schermata dove il cliente può consultare le disponibilità per le date indicate ed eventualmente procedere con il confermare una prenotazione.

I pagamenti vengono gestiti tramite sistemi di pagamento in linea con la normativa PSD2 e autenticazione SCA per i pagamenti digitali.

Il Self Check-in e Self Check-out

Con i Self Check-in e Self Check-out si da la possibilità agli ospiti di effettuare in autonomia le operazioni burocratiche solite di una struttura ricettiva, risparmiando il tempo delle stesse in struttura.

Il funzionamento è semplice: il PMS genera una area riservata per ciascun ospite.
Dall’area riservata, fruibile anche da smartphone, l’ospite può effettuare in autonomia, e nel momento a lui più comodo, operazioni quali il check-in, prenotazione di servizi aggiuntivi ed il pagamento del saldo (check-out).

Sistemi di Self Check-in più moderni permettono il riconoscimento automatico dei documenti (OCR) in modo tale da rendere istantanea la compilazione delle schedine per la Pubblica Sicurezza , partendo dalla sola foto scattata dall’ospite.

Sistemi di Revenue Management (o RMS)

Per RMS si intendono sistemi automatici che analizzano l’andamento della tua struttura per aiutare a definire le strategie finalizzate a massimizzare i profitti.

Da pochi anni sono disponibili sistemi RMS completamente automatici che utilizzano sistemi di intelligenza artificiale e “Machine Learning” garantendo elevate performance.

Gestione albergo in cloud

I vantaggi di un gestionale in cloud

Negli ultimi anni si stanno affermando sul mercato moderne soluzioni basate sul “cloud” che permettono di gestire le strutture alberghiere con grandi vantaggi rispetto ai gestionali PMS più datati.

Con un gestionale in cloud i dati della tua struttura sono custoditi su infrastrutture informatiche potenti e sicure le cui caratteristiche abilitano numerosi vantaggi quali:

Cloud vs On-Premise PMS per hotel
Cosa è un PMS per hotel?

Qual è il miglior gestionale per hotel?

Sul mercato esistono molti fornitori di gestionali per hotel e B&B, ciascuno con le sue caratteristiche.
Il PMS perfetto per tutti non esiste in quanto ogni struttura ha esigenze diverse e può dare più importanza a specifiche funzionalità rispetto ad altre.

Il nostro consiglio è quello di definire una lista delle principali caratteristiche del quale si ha bisogno. In questo modo la ricerca risulterà più rapida, andando ad escludere i gestionali che non presentano tutte le caratteristiche ricercate.

Chiedi delle dimostrazioni dei gestionali che più ti convincono.
Le demo sono sempre gratuite e ti permettono di provare con mano il prodotto. In questo modo potrai simulare la tua normale operatività in struttura verificando se ci sia tutto quello di cui hai bisogno.

Scopri il PMS “Hotel in Cloud”

Il gestionale alberghiero all-in-one in cloud e di facile utilizzo